27-02-2019 م

 

جريدة عمان

كتبت – نوال بنت بدر الصمصامية 

فازت وزارة التعليم العالي بجائزة الإنجازات الحكومية العربية التي تعد الأرقى على المستوى العربي وذلك عن خدمة استكمال إجراءات التسجيل للبعثات الخارجية حيث تساهم الجائزة في إلقاء الضوء على الأفكار المبتكرة والإنجازات المتميزة داخل عمل المؤسسات وأقسام الخدمات المساندة في تقديم الأفضل للمتعاملين مع الجهات الحكومية، كما أن الجائزة التي تم تكريم الفائزين بها أمس الأول في حفل أقيم بإمارة دبي بدولة الإمارات العربية المتحدة وتمنحها أكاديمية جوائز التميز في المنطقة العربية تلقي الضوء على إنجازات الجهات الحكومية العربية بما يؤثر إيجابا في الارتقاء بالاستراتيجية المعتمدة لديها وتواكب الاستراتيجية العامة للدولة وتكتسب مزايا إضافية تدعم تميزها في مؤشرات التنافسية العالمية.

وأوضح الدكتور زايد بن أحمد زعبنوت مدير عام التخطيط والتطوير بوزارة التعليم العالي في تصريح لـــ»عمان» أن وزارة التعليم العالي أنشأت خدمة بطريقة إلكترونية على موقع الوزارة لطلاب البعثات الخارجية لاستكمال إجراءات التسجيل للبعثات الخارجية وليسهل على الطالب التسجيل، وتحميل الوثائق المطلوبة منه ولتوفـير خاصية متابعة لحالة البعثة إذا كانت مكتملة أو قيد الدراسة، وفي حالة إذا كانت مستندات الطالب غير مكتملة لدى البعثات الخارجية فسوف يتم إرسال رسالة على هاتف الطالب أو البريد الإلكتروني بضرورة إرفاق الملفات المطلوبة لإتمام العملية. وقد دشنت هذه الخدمة في أغسطس عام 2012م وتم تحسينها بشكل مستمر حيث تم إجراء التعديلات الأخيرة في مايو 2018م لتسهيل الاستخدام للطلبة المعنيين بالخدمة.

وأضاف: تم كذلك ترشيح مشروع الربط الإلكتروني التكاملي لوزارة التعليم العالي من قبل هيئة تقنية المعلومات للمشاركة في جوائز القمة العالمية لمجتمع المعلومات ( WSIS ) لعام 2019 وتأهل المشروع للمرحلة الثانية ( مرحلة التصويت). وأشار إلى أن مشروع الربط الإلكتروني يعد نظاما متكاملا يقوم على الربط الشبكي والمعلوماتي بين مؤسسات التعليم العالي وقاعدة البيانات المركزية بوزارة التعليم العالي (التي تم استحداثها كإحدى أهم نتائج المشروع)، بحيث يقوم النظام بتغذية قاعدة بيانات الوزارة حسب المتغيرات التي تطرأ على قواعد بيانات المؤسسات التعليمية بغض النظر عن نوع التقنية المستخدمة لديهم، حيث إن للنظام القدرة على الربط والتكامل مع كل تقنيات قواعد البيانات المتاحة، ويعد هذا المشروع الأول من نوعه في الوطن العربي وتم تطويره بشكل كامل في دائرة نظم المعلومات بوزارة التعليم العالي.

وعن أبرز النتائج التي تم تحقيقها من المشروع، أوضح مدير عام التخطيط والتطوير بوزارة التعليم العالي أنه تم تنفيذ الربط الإلكتروني مع كل مؤسسات التعليم العالي الحكومية والخاصة والمؤسسات الأمنية والعسكرية والجهات الحكومية المستفيدة من مشروع الربط ، وإنشاء قاعدة بيانات مركزية خاصة بقطاع التعليم العالي في السلطنة تضم 450 ألف طالب ( 160 ألف طالب تمت إضافتهم عن طريق نظام الربط ) و632 ألف حالة أكاديمية ( سجل أكاديمي) للطلاب و 320 ألف سجل أكاديمي محدث، كما أن نسبة تطابق ودقة البيانات مع الأحوال المدنية تتعدى 99% .

وتم «أتمتة» العمل ليكون النظام وحده قادرا على تولي المسؤولية وجلب البيانات من المؤسسات وفحصها ومقارنتها بقاعدة البيانات المركزية ومن ثم تحديث البيانات وذلك من دون أي تدخل بشري على الإطلاق. كما تم اكتشاف أخطاء كان من الصعب اكتشافها إلا عن طريق نظام الربط، بالإضافة إلى إدخال بيانات قديمة لم تكن موجودة من قبل ( مثل بيانات كليات المعلمين) إلى قاعدة البيانات المركزية وإنشاء وتطوير قاعدة بيانات إحصائية لأغراض استخراج الإحصائيات وعمل المقارنات بين الأعوام إلى جانب تطوير نظام متكامل لاستخراج التقارير المطلوبة من وزارة التعليم العالي بشكل سهل ومرن .

وأوضح أن أبرز الأسباب التي دعت لتطوير المشروع هي الفترة الزمنية لتجميع البيانات فقد كانت يتم تجميع البيانات من مؤسسات التعليم العالي مرة واحدة كل سنة، وهذا لم يكن يعكس وضعية الطلاب والموظفين في أي وقت آخر خلال العام. بعكس الوضع الحالي الذي يتأثر مباشرة بأي تحديثات تطرأ على البيانات فور حدوثها في مؤسسات التعليم العالي.

بالإضافة إلى آلية تجميع البيانات، حيث كانت الآلية المتبعة في تجميع البيانات سابقا تعتمد على أن تقوم المؤسسات بتعبئة ملفات إلكترونية بشكل يدوي اعتمادا على ما يقوم بإدخاله فريق العمل لديهم دون مقارنة ما تم إدخاله مع ما هو موجود فعليا في قواعد البيانات لديهم وأيضا دون مقارنته بما هو متاح في قاعدة بيانات نظام أساس المركزية مما كان يتسبب في عدم دقة البيانات وأيضا في فقدان الكثير من سجلات البيانات.

وهذا ما تم إثباته بعد تدشين مشروع الربط، حيث زادت دقة البيانات وتم الحصول على سجلات لم تكن موجودة أو متاحة من قبل. وعدم الاستفادة القصوى من إمكانيات النظم الإلكترونية، في الوضع السابق فقد كانت تنتهي عملية متابعة تحسين جودة البيانات بانتهاء تحميل البيانات من قبل المؤسسة التعليمية بشكل يدوي ولم يكن هناك أي نظم معلوماتية تقوم بتنبيه المؤسسات بشكل دوري في حال وجود أية ملاحظة فنية أو منطقية على البيانات، بعكس الوضع الحالي الذي يتابع بيانات المؤسسات ويقوم بتنبيههم بشكل يومي حال اكتشاف أية مشكلة في البيانات بغرض التصحيح الفوري لها.

وأضاف الدكتور زايد : المشروع يهدف إلى إنشاء قاعدة بيانات مركزية تتضمن كل البيانات التي تحتاجها وزارة التعليم العالي والجهات المرتبطة بها على سبيل المثال: مجلس التعليم وهيئة سجل القوى العاملة ووزارة القوى العاملة واليونسكو والمركز الوطني للإحصاء والمعلومات والمجلس الأعلى للتخطيط وإنشاء نظام إحصائي متكامل ضمن منظومة أساس ومشروع التعداد 2020 ومشروع مسح الخريجين. كما يهدف إلى تحديث قواعد بيانات الوزارة بشكل ديناميكي (من مصدرها) لضمان دقة البيانات، والتدقيق الآلي للمعاملات التي تقوم بالإشراف عليها أو إدارتها المديرية العامة للجامعات والكليات الخاصة (مثل بيانات العاملين، وبيانات الطلاب، والبرامج الأكاديمية، وضمان الجودة، والتصديق الإلكتروني) وتسهيل عملية الدفع الإلكتروني للفواتير والمطالبات المالية من قبل مؤسسات التعليم العالي الخاصة وتسهيل عملية المتابعة الأكاديمية والمالية لطلبة البعثات الداخلية والمتوقع في المستقبل القريب الاستغناء عنها بالتدقيق الآلي من نظام أساس و إنشاء نظام متكامل لقياس ومتابعة الأداء (مؤشرات قياس الأداء) بالإضافة إلى توفير بيان إحصائي للمجتمع ) Open Data) وهي إحدى متطلبات تقييم الأمم المتحدة لموقع الوزارة للارتقاء بجودة الخدمات الإلكترونية لنظام أساس وموقع الوزارة الإلكتروني.

وقد نالت وزارة التعليم العالي العديد من الجوائز مؤخرا تثبت اهتمام الوزارة بتطوير أنظمتها وجودة خدماتها التي تقدمها للمستفيدين من كافة الشرائح. فقد حصلت وزارة التعليم العالي في مطلع الشهر الجاري على الاعتراف الكامل بفئة (ملتزمون بالتميز) وذلك كأول مؤسسة حكومية على مستوى السلطنة تحصل على هذا الاعتراف، من خلال التعاون مع معهد إدارة الجودة الشاملة بزيورخ (ITQM) الذي قدم التدريب لفرق العمل والإشراف على تنفيذ المشروعات .

وحول هذا الإنجاز أشار مدير عام التخطيط والتطوير إلى أن الاعتراف بالتزام المؤسسة التي خضعت للتقييم من قبل المؤسسة الأوروبية لإدارة الجودة EFQM بالتميز يعني أنها قامت بعدة مشروعات لتحسين جودة العمل وخدمة المستفيدين بشكل أفضل وأسرع. كما قامت الوزارة بتطبيق معايير معتمدة لكيفية مواجهة التحديات من أجل تحقيق التميز المستدام ونشر ثقافة التميز بالتقسيمات الإدارية للوزارة.

وعن مردود هذا الاعتراف على مستوى الوزارة من حيث الأداء)، أردف د. زايد قائلا : الوزارة هي أول مؤسسة بالسلطنة تحصل على الاعتراف الكامل بالالتزام بالتميز في المشروعات التي نفذت بمختلف قطاعات الوزارة وكانت نتيجتها تحسين جودة العمل وارتفاع نسبة رضا المستفيدين من خدمات الوزارة وتوفير الوقت في إتمام الأعمال.

وأضاف: واجهت الوزارة تحديات عدة في تطوير أنظمتها الإدارية للحصول على هذا الاعتراف، حيث تم العمل على مشروعات في مختلف التقسيمات الإدارية بمراحل مختلفة، فقامت بالبداية بالتعاون مع المعهد الأوروبي للجودة الشاملة ITQM بزيوريخ بسويسرا، بعمل تقييم ذاتي لثلاث مديريات للتعرف على نقاط الضعف والتي بها مجال للتحسين وعملت من خلالها مشروعات لتحسين ورفع جودة العمل وأهم التحديات كانت عدم وجود ثقافة التميز لدى الموظفين وعدم وجود مهارات إدارة مشروعات لديهم ولذلك تم تدريب الموظفين المشاركين من كل الجهات في مجال إدارة المشروعات وآليات عمل التقييم الذاتي لجهات العمل وطرق تجميع البيانات والتحليل والتعرف على نقاط الضعف وكيفية تحسينها وعمل سياسات وإجراءات عمل.

وذكر مدير عام التخطيط والتطوير بوزارة التعليم العالي أن هناك مشروعات أنجزت في إطار الحصول على الاعتراف، حيث بدأت الوزارة رحلة التميز في فبراير ٢٠١٧ ، وكان من أبرز هذه المشروعات: مشروع تطوير إجراءات الشكاوى الطلابية الذي أدى إلى زيادة مستوى رضا الطلاب عن خدمة شكاوى الطلاب من 43% في 2016 إلى 77.5%، وزيادة سرعة الاستجابة من موظفي المديرية لشكاوى الطلاب من 23% إلى 77% في نهاية 2017 و تخفيض الوقت المستهلك من المؤسسة للرد على المديرية العامة للجامعات والكليات الخاصة إلى 12 يوما، وتخفيض الوقت المستهلك من المديرية للرد على الشكوى إلى يومين فقط. و مشروع مؤشرات قياس الأداء الرئيسية لعملية القبول والتسجيل، حيث تم استحداث 7 مؤشرات أداء رئيسية لعملية القبول والتسجيل، واستحداث 22 مؤشر أداء فرعيا لعملية القبول والتسجيل.

وفي مشروع تطوير خدمة الدعم الفني، زاد مستوى رضا المستخدمين عن خدمات قسم الدعم الفني من 73% إلى 82%، وزيادة مستوى رضا المستخدمين عن نظام الدعم الفني الإلكتروني من 53% الى 95%.

وتم في مشروع إعداد سياسة إجراءات لطلبات التغيير على الأنظمة استحداث سياسة وإجراءات عمل جديدة، وتخفيض عدد طلبات التغيير لأكثر من 63% مما نتج عنه توفير ساعات عمل لتطوير أنظمة أخرى، أما في مشروع تطوير عملية طلب البيانات في نظام مسح الخريجين تم تخفيض فترة تقديم البيانات الواردة لدائرة مسح الخريجين من الباحثين إلكترونيا بنسبة 50% و تفعيل وتطوير الخدمة الإلكترونية الخاصة بخدمات الطلبة والخريجين بكليات العلوم التطبيقية و رفع نسبة الطلبات الإلكترونية الواردة من خريجي كليات العلوم التطبيقية من 1% إلى 95% ورفع نسبة رضا خريجي كليات العلوم التطبيقية عن الخدمة الإلكترونية الجيدة من 54% إلى 95% و تطوير عملية إعداد تقارير الموازنة الربع سنوية، بالإضافة إلى تقليص المدة الزمنية لعملية إعداد تقرير الموازنات بكليات العلوم التطبيقية من 3 شهور إلى 3 أسابيع، وإدارة وضبط طلبات طلبة البعثات الداخلية الواردة للجنة البعثات وتخفيض عدد الطلبات الخاصة بطلبة البعثات الداخلية للجنة البعثات والموافقة عليها والخروج بمؤشرات أداء هامة، ويمكن تبني مشروعات جديدة عليها وتحقيق وفر مالي مباشر.

وعن آلية العمل التي اتبعتها الوزارة من أجل الوصول إلى هذا الاعتراف قال الدكتور زايد بن أحمد زعبنوت : قمنا بعمل خارطة لرحلة التميز بالوزارة وبعد عمل تقييم لبعض التقسيمات قمنا باختيار ثلاث مديريات في بداية المشروع وتم عمل تقييم ذاتي لكل مديرية للوقوف على أماكن الضعف للعمل عليها وتطويرها وقطعت الوزارة شوطا كبيرا والآن يوجد بالوزارة فرق للتميز متدربة على التطوير وإدارة المشروعات وتطوير السياسات وتحسين إجراءات العمل بطريقة علمية حديثة، وسيتم تشكيل لجنة توجيهية للأشراف على رحلة التميز والتأكد بأن كل التقسيمات بالوزارة تعمل بالمنهجية نفسها ورحلة التميز مستمرة حسب خارطة الطريق المرسوم لها منذ البداية. يذكر أن حفل توزيع جائزة الإنجازات الحكومية العربية قد أقيم في إمارة دبي تحت رعاية سعادة الدكتور عبد الرحيم علام، مستشار الجوائز الحكومية المتخصصة ووزير مفوض أسبق – جامعة الدول العربية.